Flowvenue – Termini e Condizioni di Servizio

Definizioni

"Utente Autorizzato" indica qualsiasi dipendente, collaboratore o agente autorizzato dal Cliente a utilizzare i Servizi nell'ambito dell'account del Cliente.

"Ordine" indica il modulo di abbonamento online o l'ordine scritto sottoscritto dal Cliente e da Flowvenue che specifica i Servizi e i relativi corrispettivi.

"Dati dell'Utente" indica tutte le informazioni, i contenuti o i materiali caricati, elaborati o trasmessi tramite i Servizi da parte dell'Utente o per suo conto.

"Informazioni Riservate", "Dati Personali", "Data Processing Agreement (DPA)" hanno i significati indicati nelle relative sezioni del presente documento.

"Normativa Applicabile in materia di Protezione dei Dati" indica l'insieme delle leggi e dei regolamenti relativi alla protezione dei dati personali, inclusi:

• il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati dell'Unione Europea (Regolamento (UE) 2016/679 – "GDPR UE");
• il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati del Regno Unito e il Data Protection Act 2018 ("UK GDPR");
• qualsiasi normativa o regolamento nazionale equivalente in vigore nello Spazio Economico Europeo o nel Regno Unito.

1. Introduzione

Grazie per aver scelto Flowvenue!

I presenti Termini e Condizioni ("Termini") disciplinano l'accesso e l'utilizzo dei servizi di Flowvenue, inclusi il sito web, la piattaforma e qualsiasi software o integrazione correlata (collettivamente, i "Servizi").

Accettando i presenti Termini, l'Utente dichiara di aver letto, compreso e accettato di essere legalmente vincolato dai presenti Termini, nonché dall'Informativa sulla Privacy e dal Data Processing Agreement (DPA) (collettivamente, l'"Accordo").

Se i Servizi vengono utilizzati per conto di un'organizzazione, l'Utente dichiara di avere l'autorità di vincolare tale organizzazione all'Accordo. In tal caso, i termini "Utente" o "Cliente" si riferiscono all'organizzazione, mentre "noi" o "Flowvenue" si riferiscono a Flowvenue SRL, con sede legale in Viale Giorgio Ribotta 11, 00144 Roma.

L'Utente e Flowvenue sono ciascuno una "Parte" e congiuntamente le "Parti" del presente Accordo.

Flowvenue consente alle organizzazioni di progettare e automatizzare processi aziendali tramite AI conversazionale e workflow no-code, accessibili tramite chat e sistemi di messaggistica omnicanale, favorendo efficienza, collaborazione e integrità dei dati all'interno dei team.

Flowvenue si riserva il diritto di migliorare, modificare o aggiornare periodicamente i Servizi, fornendo all'Utente un preavviso ragionevole in caso di modifiche sostanziali.

2. Account dell'Utente

Per utilizzare i Servizi, è necessario creare un account e fornire informazioni accurate, aggiornate e complete.

L'Utente è responsabile della riservatezza delle proprie credenziali di accesso e di tutte le attività svolte tramite il proprio account.

Gli Utenti Autorizzati (dipendenti, collaboratori o agenti) possono accedere ai Servizi nei limiti delle licenze acquistate.

L'Utente mantiene la piena titolarità di tutti i dati, contatti, messaggi e informazioni caricati o elaborati tramite Flowvenue ("Dati dell'Utente"). Flowvenue non rivendica alcun diritto di proprietà sui Dati dell'Utente.

Flowvenue non è responsabile dell'accuratezza, completezza o liceità dei Dati dell'Utente o di eventuali contenuti di terzi accessibili tramite i Servizi.

3. Protezione dei Dati

Flowvenue tratta i Dati Personali in qualità di:

• Titolare del trattamento, per le finalità strettamente necessarie all'erogazione dei Servizi e come descritto nell'Informativa sulla Privacy;
• Responsabile del trattamento, quando tratta dati per conto del Cliente in relazione ai Servizi, come descritto nel Data Processing Agreement.

Entrambe le Parti si impegnano a rispettare tutte le Normative Applicabili in materia di Protezione dei Dati, incluse il GDPR UE, il GDPR UK e le normative locali di attuazione.

I Dati dell'Utente restano visibili esclusivamente all'Utente, salvo che questi decida di condividerli. In tal caso, Flowvenue non è responsabile dell'uso che terzi faranno di tali dati.

I trasferimenti di dati personali tra l'Unione Europea e il Regno Unito si considerano conformi sulla base della vigente decisione di adeguatezza dell'UE nei confronti del Regno Unito.

Qualora tale decisione venga revocata o modificata, le Parti concordano di fare affidamento sulle Clausole Contrattuali Standard (SCC) o sull'UK International Data Transfer Addendum (IDTA), a seconda dei casi.

4. Fonti di Dati e Terze Parti

Flowvenue può acquisire dati o servizi di terze parti ("Dati o Servizi di Terzi") da fornitori approvati ("Fornitori di Dati o Servizi").

I termini e le condizioni di ciascun Fornitore si applicano esclusivamente ai relativi dati o servizi. Flowvenue non fornisce alcuna garanzia in merito all'accuratezza, liceità o disponibilità dei Dati o Servizi di Terzi.

Sub-responsabili del trattamento. Flowvenue può avvalersi di sub-responsabili esterni per supportare l'erogazione dei Servizi. Flowvenue garantisce adeguate misure di tutela per ogni trasferimento di dati al di fuori dello SEE o del Regno Unito, in conformità al Capitolo V del GDPR e del GDPR UK.

Flowvenue mantiene un elenco aggiornato dei sub-responsabili autorizzati, disponibile su richiesta.

Il Cliente può opporsi all'utilizzo di un nuovo sub-responsabile per motivi ragionevoli entro 10 giorni dalla notifica; in tal caso, Flowvenue si impegna a valutare soluzioni alternative in buona fede.

5. Obblighi di Flowvenue

Flowvenue si impegna a:

• fornire i Servizi con diligenza professionale e in conformità con il relativo Service Level Agreement (SLA);
• implementare misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i Dati dell'Utente;
• mantenere tutte le licenze, autorizzazioni e consensi necessari all'erogazione dei Servizi.

Livelli di Servizio (SLA). Flowvenue si adopererà con ogni ragionevole sforzo commerciale per mantenere una disponibilità del servizio pari ad almeno il 99,5% (escludendo manutenzioni pianificate o cause di forza maggiore).

Le manutenzioni pianificate saranno comunicate con un preavviso minimo di 24 ore.

6. Obblighi dell'Utente

L'Utente si impegna a:

• collaborare in buona fede con Flowvenue per garantire un'efficace erogazione dei Servizi;
• rispettare tutte le leggi e i regolamenti applicabili, comprese le Normative in materia di Protezione dei Dati;
• essere l'unico responsabile dei propri Dati, inclusa la loro liceità, accuratezza e conservazione.

È vietato utilizzare i Servizi per scopi illeciti, fraudolenti o lesivi di diritti di terzi.

7. Software e Aggiornamenti

Qualora i Servizi richiedano l'utilizzo di software lato client ("Software"), Flowvenue concede una licenza limitata, non esclusiva, non trasferibile e revocabile per il solo utilizzo dei Servizi.

È vietato decompilare, copiare o modificare il Software, salvo nei limiti consentiti dalla legge applicabile.

Il Software può aggiornarsi automaticamente.

8. Proprietà Intellettuale

Tutti i contenuti, codici, elementi grafici e materiali presenti nella piattaforma Flowvenue sono di proprietà esclusiva di Flowvenue o dei suoi licenzianti.

All'Utente è concessa una licenza limitata per l'utilizzo interno dei Servizi. Qualsiasi riproduzione o distribuzione non autorizzata è severamente vietata.

Flowvenue è una piattaforma indipendente e non è affiliata né approvata da sistemi di terze parti, salvo diversa indicazione espressa.

9. Corrispettivi e Fatturazione

L'Utente si impegna a corrispondere tutti i canoni relativi ai Servizi in base al piano scelto.

Le fatture devono essere saldate entro 7 giorni dal ricevimento. In caso di ritardo, Flowvenue potrà applicare interessi o sospendere i Servizi.

I corrispettivi sono al netto di imposte applicabili. Flowvenue potrà modificare i prezzi con un preavviso minimo di 60 giorni.

Per BeeCoin e piani di abbonamento, ai fini di corrispettivi e fatturazione, il valore di riferimento di conversione tra euro e BeeCoin è pari a EUR 0,025 per ogni BeeCoin; eventuali modifiche a tale valore saranno comunicate con le stesse modalità di preavviso previste per i corrispettivi.

Per l'utilizzo dei modelli linguistici (LLM), il consumo BeeCoin e le modalità Bring Your Own Key, si rimanda alla Sezione 10.

10. Intelligenza artificiale, modelli linguistici e BeeCoin

Modello e provider predefiniti. Salvo diversa configurazione da parte del Cliente, Flowvenue utilizza per l'assistente conversazionale e per la progettazione dei processi il provider Anthropic con il modello Claude Sonnet 4.6 (claude-sonnet-4-6). Flowvenue può aggiornare periodicamente il provider o il modello predefinito per migliorare qualità, sicurezza o costi, con preavviso ragionevole in caso di modifiche sostanziali.

Il Cliente può selezionare, ove previsto dal piano e dalle impostazioni dell'organizzazione, modelli alternativi tra quelli supportati da Flowvenue (ad esempio modelli OpenAI o Anthropic classificati come economici, bilanciati o premium).

Bring Your Own Key (BYOK) e LLM esterno o privato. Se il Cliente configura credenziali proprie per l'inferenza LLM (chiave API del Cliente verso OpenAI, Anthropic o endpoint compatibile, inclusi deployment cloud dedicati o infrastrutture LLM private/on‑premise gestite dal Cliente o da un suo fornitore), Flowvenue non scala BeeCoin per le chiamate di inferenza LLM effettuate con tali credenziali. In tali casi:

• i costi dell'inferenza restano a carico del Cliente verso il rispettivo fornitore LLM;
• Flowvenue continua a erogare orchestrazione, runtime dei processi, integrazioni e funzionalità di piattaforma secondo il piano sottoscritto;
• eventuali altri consumi BeeCoin non legati all'inferenza LLM con credenziali Flowvenue (ad esempio notifiche, creazione di record di business o altri servizi a consumo) possono comunque applicarsi, se previsti dal piano;
• non sono erogati reward FlowExchange al creatore del processo originale sulle chiamate LLM per le quali non è stato addebitato BeeCoin al Cliente consumatore.

Il Cliente è responsabile della validità, sicurezza e conformità delle proprie chiavi API e degli endpoint LLM configurati, nonché dei costi e dei limiti di utilizzo imposti dal proprio fornitore.

Consumo BeeCoin con LLM Flowvenue. Quando il Cliente utilizza i modelli linguistici messi a disposizione da Flowvenue (credenziali e fatturazione gestite da Flowvenue), il consumo BeeCoin è calcolato in base al costo effettivo dell'inferenza (token di input e output, modello selezionato e provider), convertito in euro con il valore unitario BeeCoin indicato nella Sezione 9. Il consumo reale varia in funzione della lunghezza del messaggio, dello storico conversazionale, del numero di round LLM e di eventuali chiamate tool nel turno.

Stime indicative di consumo (LLM Flowvenue). Le cifre seguenti sono stime medie, non importi garantiti. Assumono un turno conversazionale tipico con circa 20.000 token di input (prompt di sistema, schemi tool e contesto) e circa 150 token di output testuale, senza contare eventuali round aggiuntivi dovuti a chiamate tool.

* Una "interazione" corrisponde, a titolo indicativo, a un turno utente→assistente in chat globale o in istanza di processo, con una risposta LLM principale.

** La "creazione di un processo intero" indica, a titolo indicativo, una sessione di progettazione conversazionale da zero (oggetti, step, azioni, validazioni) con molteplici turni e chiamate tool; processi complessi o iterazioni di revisione possono richiedere consumi superiori.

Qualità delle risposte LLM e affidabilità del runtime. La qualità, lo stile e l'accuratezza delle risposte generate dall'LLM dipendono in modo significativo dal modello selezionato, dalla complessità della richiesta e dal contesto conversazionale. I modelli linguistici possono commettere errori, omissioni o presentare contenuti imprecisi ("allucinazioni") nel testo conversazionale.

Flowvenue invita l'Utente a verificare sempre informazioni critiche (dati anagrafici, importi, configurazioni, regole di business) nel backend deterministico della piattaforma: process designer, oggetti dati, step, azioni, regole di validazione e stato delle istanze di processo.

Separazione tra conversazione e esecuzione. Pur potendo verificarsi imprecisioni nel linguaggio naturale prodotto dall'LLM, l'esecuzione operativa dei processi (avanzamento step, validazione campi, chiamate a sistemi integrati, transizioni e persistenza dati) segue il processo modellato nel backend e le regole configurate dal Cliente. Flowvenue non sostituisce con inferenza probabilistica la logica di runtime già definita nel processo; eventuali azioni di scrittura avvengono tramite tool e motori di processo vincolati allo schema approvato.

Il Cliente resta responsabile della correttezza del design del processo, dei permessi, delle integrazioni e dei dati trattati, nonché della supervisione umana ove richiesto dalla normativa o dal proprio settore.

BeeCoin e piani di abbonamento

I BeeCoin sono l'unità di consumo della piattaforma. I piani a pagamento includono un plafond mensile di BeeCoin per utente licenziato; il piano Free include un plafond giornaliero a livello di organizzazione. I valori indicati di seguito sono aggiornati dinamicamente in base alla configurazione del servizio.

Piano Free (permanente, gratuito)

Il piano Free è gratuito, non ha scadenza e non richiede carta di credito. È pensato per un utilizzo MCP-first: collegare Flowvenue al proprio LLM preferito (Claude, ChatGPT, Gemini, Copilot) tramite MCP Server.

Incluso nel piano Free:

• MCP Server e credenziali di collegamento (MCP URL e ClientAuth ID) disponibili in home;
• utilizzo di LLM esterni via MCP per configurare processi, gestire dati e testare workflow;
• process builder e configurazione manuale dei processi;
• accesso a FlowExchange e template;
• plafond giornaliero di 20 BeeCoin per organizzazione (reset a ogni ciclo giornaliero, senza contingenza oltre il plafond);
• fino a 50 email outbound al giorno;
• fino a 1000 record totali e fino a 10 processi per organizzazione;
• Bring Your Own Key (BYOK): inferenza LLM con credenziali proprie del Cliente senza addebito BeeCoin per l'inferenza (Sezione 10).

Non incluso nel piano Free (richiede upgrade a un piano a pagamento):

• chat nativa Flowvenue con modelli gestiti da Flowvenue (assistente conversazionale integrato ad alto consumo);
• Magic Flow e Flow Magic KPI nella versione nativa Flowvenue;
• WhatsApp inbound e outbound;
• email inbound;
• SMS;
• allegati su istanze di processo, comportamento assistente e contesto processo;
• plafond BeeCoin mensile per utente e margine di contingenza oltre il plafond nominale;
• moltiplicazione del plafond BeeCoin per utenti licenziati;
• funzionalità di piattaforma riservate ai piani a pagamento (ad esempio utenti esterni, numeri dedicati, integrazioni avanzate e supporto commerciale esteso, ove previsti dal piano scelto).

Piani a pagamento

• Starter: 1000 BeeCoin al mese per utente licenziato;
• Pro: 1800 BeeCoin al mese per utente licenziato;
• Enterprise: 2800 BeeCoin al mese per utente licenziato.

Per i piani a pagamento, il plafond mensile è moltiplicato per il numero di utenti licenziati dell'organizzazione. Il piano Enterprise include onboarding personalizzato con un numero massimo di 4 sessioni di affiancamento e training dedicato.

La tabella seguente indica l'equivalente in BeeCoin e in euro del costo di ogni notifica e dell'inserimento di un singolo record sulla piattaforma, sulla base della configurazione del servizio:

Per le conversazioni con modelli linguistici gestiti da Flowvenue, il consumo BeeCoin varia in base al modello selezionato e alle caratteristiche del turno conversazionale: si rimanda alle stime indicative per fascia di modello nel paragrafo «Stime indicative di consumo (LLM Flowvenue)» della Sezione 10.

Come funziona il decurtamento. I BeeCoin vengono decurtati in tempo reale dal plafond dell'organizzazione a ogni utilizzo di funzionalità che consumano risorse (conversazioni con intelligenza artificiale con modelli Flowvenue, invio di notifiche email/SMS/WhatsApp ove consentito dal piano, inserimento di record sulla piattaforma, utilizzo da parte di utenti esterni, ecc.). Anche le funzionalità di back-end (operazioni sui dati) possono prevedere l'utilizzo di conversazioni con intelligenza artificiale che consumano BeeCoin, salvo utilizzo BYOK (Sezione 10). Il consumo è calcolato in base ai costi effettivi delle risorse utilizzate. Nei piani a pagamento è consentito un margine di contingenza oltre il plafond nominale mensile (fino al 150% del plafond), oltre il quale l'utilizzo viene sospeso fino al rinnovo del ciclo. Nel piano Free non è prevista contingenza: al raggiungimento del plafond giornaliero l'utilizzo a consumo BeeCoin è sospeso fino al reset giornaliero. Resta sempre possibile l'acquisto di pacchetti di BeeCoin addizionali per i piani a pagamento.

Quando vengono decurtati. La decurtazione avviene al momento dell'utilizzo (a ogni richiesta che consuma risorse). Nei piani a pagamento il plafond mensile si rinnova alla fine di ogni ciclo di fatturazione (data di fine ciclo rolling per ogni organizzazione). Un processo periodico (controllo ogni 24 ore) aggiorna i cicli scaduti: il consumo del ciclo precedente viene azzerato e viene assegnato il nuovo plafond. Nel piano Free il plafond si rinnova ogni giorno (ciclo giornaliero per organizzazione): il consumo del giorno precedente viene azzerato e viene riassegnato il plafond giornaliero; il piano Free non ha scadenza.

11. Riservatezza

Ciascuna Parte si impegna a mantenere strettamente riservate le Informazioni Riservate dell'altra Parte, a utilizzarle esclusivamente per le finalità dell'Accordo e a limitarne l'accesso al solo personale autorizzato e vincolato da obblighi di riservatezza.

Fanno eccezione le informazioni già pubbliche, sviluppate in modo indipendente o ricevute legittimamente da terzi.

12. Feedback

Eventuali suggerimenti, idee o commenti forniti a Flowvenue possono essere utilizzati liberamente e senza obbligo o compenso nei confronti dell'Utente.

Con l'invio del Feedback, l'Utente concede a Flowvenue una licenza perpetua, irrevocabile e gratuita per utilizzare, modificare e incorporare tali contributi nei propri prodotti e servizi senza limitazioni.

13. Durata, Sospensione e Recesso

L'Accordo entra in vigore al momento della registrazione e rimane valido per il periodo di abbonamento selezionato (mensile o annuale), rinnovandosi automaticamente salvo disdetta prima della scadenza.

Non sono previsti rimborsi per periodi di abbonamento non utilizzati.

Flowvenue potrà sospendere o revocare l'accesso ai Servizi in caso di violazione, mancato pagamento o uso illecito.

In caso di cessazione, l'accesso ai Dati dell'Utente potrà essere interrotto.

Flowvenue potrà sospendere temporaneamente l'accesso ai Servizi qualora ciò sia ragionevolmente necessario per fronteggiare minacce alla sicurezza, rischi di violazione o esigenze di conformità, informando tempestivamente il Cliente.

Modifiche ai Termini. Flowvenue potrà aggiornare i presenti Termini periodicamente. Le modifiche sostanziali saranno comunicate con almeno 30 giorni di preavviso. L'uso continuato dei Servizi dopo tale termine implica l'accettazione delle nuove condizioni.

14. Garanzie

Flowvenue garantisce che i Servizi saranno erogati con diligenza professionale e in conformità alla normativa applicabile.

Tuttavia, i Servizi sono forniti "così come sono" ("as is"), e Flowvenue declina ogni altra garanzia espressa o implicita nei limiti consentiti dalla legge.

15. Manleva

L'Utente terrà indenne Flowvenue da qualsiasi reclamo di terzi derivante da (i) Dati dell'Utente, (ii) uso illecito dei Servizi, o (iii) violazione di diritti di terzi.

Flowvenue terrà indenne l'Utente da reclami che sostengano che i Servizi violino diritti di proprietà intellettuale di terzi.

16. Limitazione di Responsabilità

Nei limiti massimi consentiti dalla legge, Flowvenue non sarà responsabile per danni indiretti, incidentali o consequenziali, inclusi perdita di dati, di ricavi o danni reputazionali.

In ogni caso, la responsabilità complessiva di Flowvenue non potrà superare l'importo dei canoni corrisposti dall'Utente nei sei (6) mesi precedenti l'insorgenza della pretesa.

Risoluzione delle controversie. Le Parti cercheranno innanzitutto di risolvere amichevolmente ogni controversia mediante negoziazione in buona fede.

In caso di mancato accordo entro 30 giorni:

• per i clienti UE/SEE, la controversia potrà essere sottoposta a mediazione presso la Camera Arbitrale di Roma;
• per i clienti del Regno Unito, la controversia potrà essere sottoposta al Centre for Effective Dispute Resolution (CEDR) di Londra, prima di adire le vie giudiziarie.

17. Disposizioni Generali

Mancata Rinuncia: L'eventuale mancata applicazione di una clausola non costituisce rinuncia.

Nullità Parziale: L'invalidità di una clausola non pregiudica la validità delle restanti disposizioni.

Comunicazioni: Tutte le comunicazioni dovranno essere in forma scritta e inviate a info@flowvenue.com.

Legge Applicabile e Foro Competente. I presenti Termini sono disciplinati dal diritto italiano, dall'ordinamento dell'Unione Europea e dal diritto del Regno Unito.

Fatto salvo quanto previsto dalle norme inderogabili di tutela dei consumatori del Paese di residenza del Cliente:

• per i Clienti con sede nell'UE/SEE, i Termini sono regolati dal diritto italiano e le controversie sono di competenza esclusiva del foro di Roma, Italia;
• per i Clienti con sede nel Regno Unito, i Termini sono regolati dal diritto inglese e le controversie sono di competenza esclusiva dei tribunali di Inghilterra e Galles.

Questi Termini e Condizioni di Servizio sono conformi alle normative italiane, europee e del Regno Unito applicabili e regolano l'utilizzo della piattaforma Flowvenue.